ארכיב - סטנדרט חדש של ארכיב בפנטגון 

מאז שנת 2005 החלו שינויים גדולים בעולם ניהול הרשומות האמריקני.
מזה זמן שניהול הרשומות הפך להיות חשוב יותר ויותר עקב תקנות וחקיקה חדשה.
ניהול ושמירת רשומות היו מקובלים במגזר הציבורי,במוסדות פיננסיים ורפואיים מזה שנים רבות, אולם שמירת רשומות בתאגידים וחברות פרטיות לקה בחסר, ללא סטנדרטים או נהלים אחידים. פרשות שחיתות בחברות ענק כגון אנרון, ארתור אנדרסן ולאחרונה מורגן סטנלי, שזעזעו את עולם התאגידים, גם הגבירו את העניין בניהול רשומות מסודר.

חוק הרשומות הפדראלי מגדיר רשומות כ" ספרים,ניירת, מפות, תמונות וכל מסמך ללא שום קשר לפורמט שלו ובתנאי שנוצר על ידי סוכנות אמריקנית. "
בדרך כלל חקיקה ותקנות מתקבלים בהנחיה "מלמעלה" ללא מפת דרכים לתאימות והאנשים בשטח צריכים להתמודד לבד עם הנחיות והרגולציות, כיצד לפרשן ולהפעילן מבלי לגרום להפרעה בארגון או בחברה.   למרבה המזל , נראה כי סטנדרט אחיד מתחיל להתהוות הוא כבר משפיע על שאר התעשיות.
משרד ההגנה האמריקני פיתח סטנדרט דה פקטו – סטנדרט 5015.2 - אשר הינו תקן לניהול ושמירת רשומות אלקטרוניות המחייב את משרד ההגנה האמריקני. לתקן זה תהליכים פורמליים וברורים כדי לבחון אם אפליקציות של ניהול רשומות אכן עומדות בתקן. חברות אמריקניות החלו להשתמש בסטנדרט הזה בשל הפורמליות שלו ובשל הדרישות המחמירות שלו. חברות אלו ידעו כי אפליקציות שעמדו בתקן 5015.2 , עמדו בסטנדרט מחמיר ותובעני יותר מכל ההנחיות והתקנים שהחברות מחויבות להם .
השאלות אשר ענה עליהם הסטנדרט החדש היו:

בתחום ניהול הרשומות:
1. אלו פעולות ארגוניות צריכות תיעוד? יש לבצע רישום של כלל פעילות הארגון ,ולבחון איזו פעילות נו מעוניינים לתעד.
2. איזה רשומות נוצרות בארגון? האם בפעילויות בארגון שבהם נוצרות רשומות יש שוני בין סוגי הרשומות?
3. אלו רשומות קריטיות לפעילות הארגון? יש לתת תעדוף לרשומות אשר נזדקק להם לצורך פעילות אחרת או שהן מחויבות לשמירה בגלל אופי הארגון.
4. מדוע הרשומה נוצרה ולמה ממשיכים לשמור אותה. - יש לקבוע כללים בהם רשומה מסיימת את פעילותה כדי שלא יהיה תיעוד יתר.
5. האם הרשומה תומכת בפעילות הארגון, במשימותיו, בהיסטוריה שלו או במנהלה? לדאוג שלא תהיה בירוקרטיה מיותרת.

שלב שני היה בדיקת התועלות של שירותי ארכיב בארגון ולמה ליחידות ולאגפים כדאי לשכלל את פעילותם ולעבור לניהול אחיד וסטנדרטי של ניהול רשומות נייר ורשומות אלקטרוניות.

יתרונות בניהול רשומות מסורתיות ואלקטרוניות:

1. קבלת החלטות מושכלת, שכן יש מידע התומך בקבלת החלטות.
2. מתן שירותים בצורה עקבית ואמינה.
3. עוזר לשיפור הפעילויות בכלל הארגון.
1. מגן על ארכיב רשומות מגישה לא מורשית.
2. מספק הגנה תמיכה חוקית בבית המשפט.
3. מספק תוכנית גיבוי למקרה של אסון.
4. אחזור מהיר ויעיל של ארכיב ומסמכים בעת הצורך.
5. שיפור וייעול העבודה המשרדית.

כל יחידה שאימצה את הסטנדרט החדש הצליחה לבצע תהליכי ייעול רבים , ביניהם זריקת חומר שאינו רלבנטי, מציאת מידע שמיש ואיכותי לצורך פעילות שוטפת וכן מתן דיווחים ונוהלי בקרת עבודה ותהליכים הרבה יותר ממוקדים אמינים ומדויקים.

לא היה ספק כי מעבר לסטנדרט אחיד של עבודה בין יחידות הארגון יביא לשיפור רק בניהול הרשומות.
משרד ההגנה קיבל לידיו נכס חדש בדמות של התחדשות ארגונית והתייעלות כספית.